引言
新加坡公司在整个业务运营过程中，须遵守各项法定及公司治理要求。
从委任公司秘书、维护法定登记册，到提交年度申报及更新公司资料，及时履行合规义务对于确保公司持续符合新加坡会计与企业管制局（ACRA）的监管要求十分重要。
了解这些要求，有助于董事及企业负责人更有效地管理公司的合规义务，并降低迟报或其他监管问题的风险。
1. 委任公司秘书
每家新加坡公司均须委任一名公司秘书。
一般而言，公司秘书须在公司成立之日起六个月内委任，公司秘书职位的空缺时间也不应超过六个月。
公司秘书在协助公司履行法定义务及公司治理责任方面发挥重要作用，包括维护适当的公司记录、准备公司决议，以及协助处理监管申报事项。
对于私人公司，唯一董事不得同时担任公司秘书。
2. 维护注册办公地址
每家新加坡公司均须在新加坡设有注册办公地址。
注册办公地址是接收与公司有关的官方通讯及通知的地址。公司应确保其注册办公地址资料准确，并在适用期限内向 ACRA 申报相关变更。
一般而言，ACRA 要求公司资料、公司高级人员及股东的许多变更须及时更新，其中不少变更须在 14天内申报。
3. 维护公司登记册及记录
公司须保存有关董事、股东及其他相关人士的准确及最新资料。
根据公司的具体情况，相关登记册可能包括：
- 电子股东名册（Electronic Register of Members）
- 电子董事名册（Electronic Register of Directors）
- 电子公司秘书名册（Electronic Register of Secretaries）
- 可登记控制人登记册（Register of Registrable Controllers，RORC）
- 名义董事登记册（Register of Nominee Directors，ROND）
- 名义股东登记册（Register of Nominee Shareholders，RONS）
RORC、ROND 及 RONS 的相关要求尤其重要，因为这些制度有助于提高新加坡公司的所有权及控制权透明度。
公司应确保相关变更在适用的法定期限内及时记录并申报。
4. 股东周年大会要求
新加坡公司一般须召开股东周年大会（Annual General Meeting, AGM），除非公司符合相关豁免条件，或已依法免除召开 AGM 的要求。
对于须召开 AGM 的非上市公司，一般应在财务年度结束后的六个月内召开 AGM。
AGM 为公司向股东提交财务报表，并让股东审议与公司有关事项提供了机会。
因此，公司应确定自身是否需要召开 AGM，并确保及时履行相关要求。
5. 提交年度申报
所有新加坡公司均须向 ACRA 提交年度申报（Annual Return）。
年度申报包含公司的重要资料，包括注册办公地址、业务活动、董事、公司秘书、股东、股份资料，以及在适用情况下的财务报表。
对于一般私人公司，年度申报通常须在财务年度结束后的七个月内提交。某些情况下可能适用不同的申报期限，包括在新加坡境外设有分册的公司。
提交年度申报前，公司应确保 ACRA 所保存的公司资料完整并已更新至最新状态。
6. 申报公司资料变更
公司的合规义务并非每年只在年度申报时产生。
公司在年度内发生的变更，也可能需要向 ACRA 申报，包括：
- 董事或公司秘书
- 注册办公地址
- 业务活动
- 股东及持股情况
- 股本
- 财务年度结束日
- 其他相关公司资料
适用的申报期限取决于变更的性质。对于公司资料、公司高级人员及股东的许多变更，ACRA 要求在 14天内更新。
全年保持准确的公司记录，有助于避免公司在年度申报到期时需要处理或更正过时资料。
7. 实益所有权及名义安排登记册
公司还应特别注意与实益所有权及名义安排有关的要求。
除非获得豁免，公司须维护可登记控制人登记册（Register of Registrable Controllers，RORC），其中包含对公司拥有重大所有权或控制权的个人或法人实体的资料。
公司还可能需要维护名义董事登记册（ROND）及名义股东登记册（RONS），并向 ACRA 的中央登记册提交相关资料。
近年来这些要求经历了重要变化，因此，公司应确保其登记册及申报符合现行要求。
8. 保持良好的公司治理
公司秘书合规不仅仅是按时完成监管申报。
妥善保存公司记录、记录重大决策，并及时更新法定资料，有助于随着业务发展维持良好的公司治理。
当公司引入新股东、筹集资本、更换董事、进行业务重组或开展重大交易时，这一点尤其重要。
建立规范的公司秘书工作流程，有助于董事保存适当的文件记录，并确保及时处理各项法定事项。
诚达企业服务有限公司如何为您提供协助
诚达企业服务有限公司（CDT Corporate Services Pte. Ltd.） 为新加坡公司提供公司秘书及企业合规支持服务。
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我们以务实、及时的方式协助企业管理持续的公司合规义务。
本文仅供一般信息参考，不构成税务、法律或其他专业意见。相关信息可能无法反映法律、法规或行政惯例的后续变化。具体事项应根据实际情况寻求专业意见。